Fiets Policy –  Bedrijfsfiets regelement Urbano Motorhomes

Inhoudstabel

1. Algemeen
2. Toepassingsgebied
3. Wie komt er in aanmerking?
4. Voorwaarden en modaliteiten van het aanbod
5. Levering van de fiets
6. Gebruik van de fiets
7. Looptijd en einde van het contract
   

1. Algemeen

Urbano Motorhomes biedt, in het kader van het Urbano Motorhomes Fiets Plan, aan zijn medewerkers de gelegenheid om een fiets te kiezen voor zover voldaan aan de criteria voorzien voor dit voordeel in het reglement van de Urbano Motorhomes Fietspolicy.

De Fietspolicy heeft tot doel om op een duidelijke en transparante wijze het beheer en het gebruik van de bedrijfsfiets door de gebruikers te beschrijven. De policy bepaalt alle rechten en verplichtingen die verbonden zijn aan het gebruik en beheer van de bedrijfsfiets.

Urbano Motorhomes behoudt zich het recht om de voorwaarden en de keuzemogelijkheden eenzijdig te wijzigen, in functie van een aanpassing van het personeelsbeleid of de wijziging van de fiscale- of sociale wetgeving.

2. Toepassingsgebied

De Fietspolicy maakt integraal deel uit van de arbeidsovereenkomst van alle gebruikers van Urbano Motorhomes. De persoon aan wie een bedrijfsfiets wordt ter beschikking gesteld, noemen we « de gebruiker ».

3. Wie komt er in aanmerking?

Iedere gebruiker met toegang tot de Urbano Motorhomes Fietspolicy, die verklaart de fiets effectief voor woon-werkverkeer te gebruiken, mag een bedrijfsfiets kiezen volgens de modaliteiten beschreven in deze policy en voor zover er voldoende vast-loon-budget is.

Er kan slechts 1 fiets per werknemer gekozen worden. Eens de werknemer voor een bedrijfsfiets gekozen heeft, kan hij pas een nieuwe bedrijfsfiets kiezen als de huurperiode van de eerste is afgelopen.

4. Voorwaarden en modaliteiten van het aanbod

4.1. Keuze – en bestelproces

Urbano Motorhomes werkt samen met een beperkte aantal verdelers van fietsen voor het aanbieden van het voordeel bedrijfsfiets. De gebruiker kan volledig vrij (binnen een uitgebreide keuze van merken) een fiets kiezen bij één van de betrokken fietsdealers goedgekeurd door Urbano Motorhomes. De gebruikers kunnen een vrije keuze maken uit alle types fietsen: stadsfiets, bakfiets, vouwfiets, elektrische fiets (tot 45km met trapondersteuning), racefiets, mountainbike en trekking fiets. De gekozen bedrijfsfiets moet steeds uitgerust zijn  met het fietsslot zoals beschreven in de voorwaarden van de fietsverzekering. Deze is ofwel standaard voorzien in het gekozen model of moet extra genomen worden als optie. Gelieve dit ook duidelijk te vermelden aan de fietsdealers alvorens de offerte wordt opgesteld.

Naast de aankoop van de bedrijfsfiets kunnen ook opties gekozen worden: dit zijn alle vaste elementen die bij aankoop aan de fiets worden bevestigd en zonder dewelke de fiets niet rijklaar is, zoals bijvoorbeeld remsysteem, zadel, versnellingsgroep, etc.…

Wanneer de gebruiker een definitieve keuze gemaakt heeft, krijgt hij van de fietsdealer een offerte voor de gekozen fiets die hij bezorgt aan de personeelsdienst.

4.2. Aangaan van een engagement door de gebruiker

De gebruiker gaat een bindend engagement aan van zodra hij zijn beslissing om te kiezen voor een bedrijfsfiets bekend maakt. De gebruiker kan niet op dit engagement terugkomen.

De door de gebruiker en Urbano Motorhomes ondertekende offerte wordt bezorgd aan de personeelsdienst, de plaatsing van de bestelling van een bedrijfsfiets volgt. Vanaf het moment dat Urbano Motorhomes de fiets ter beschikking stelt aan de gebruiker, gaat de gebruiker dit engagement aan voor de duur van het huurcontract, namelijk 36 maanden. Gedurende deze termijn verbindt Urbano Motorhomes zich ertoe de fiets aan de gebruiker ter beschikking te stellen.

4.3. Impact op bruto maandloon

Urbano Motorhomes stelt een bedrijfsfiets ter beschikking aan de vernoemde gebruiker op voorwaarde dat er voldoende vast-loon-budget is en dat deze ermee akkoord gaat dat het bruto maandloon wordt aangepast met het bedrag van de maandelijkse huurprijs incl. BTW voor de gekozen bedrijfsfiets.

De bedrijfsfiets wordt aangerekend vanaf de eerste kalenderdag van de maand waarop de bedrijfsfiets bij de fietsdealer afgehaald wordt.

Tijdens de huurperiode is er geen recht op fietsvergoeding.

Het bedrag van de huurprijs wijzigt niet gedurende de volledige looptijd dat de fiets ter beschikking wordt gesteld.

4.4. Diensten en kosten binnen het huurbudget

Het budget omvat verschillende elementen:

– De huur van de fiets, opties en toegestane accessoires

– Verzekering voor diefstal en schade

Het jaarlijks onderhoud vindt verplicht plaats bij de fietsdealer waar de bedrijfsfiets werd aangekocht. Het onderhoudscontract is niet inbegrepen. De gebruiker onderhoud de bedrijfsfiets als een goede huisvader.

De garantieperiode is afhankelijk van het gekozen model. Vraag de informatie hierover bij de fietsdealer. Wanneer het nodig is de garantie aan te spreken wendt de gebruiker zich rechtstreeks tot de fietsdealer.

Verzekering diefstal en schade

1. Algemeen:

Hiervoor verwijzen we naar de voorwaarden van de fietsverzekering.

De fietsverdeler is hiermee vertrouwd.

Er zal per schadedossier een franchise van 50 euro doorgerekend worden via de loonverwerking aan de gebruiker. De gebruiker verklaart zich hiermee akkoord.

1. Uitgesloten schade:

Hiervoor verwijzen we naar de voorwaarden van de fietsverzekering.

1. Aangifte schade:

Hiervoor verwijzen we naar de voorwaarden van de fietsverzekering. Voor schadeaangifte dient de gebruiker zo snel mogelijk Urbano Motorhomes op de hoogte te brengen en de nodige documenten over te maken via mail naar personeelsdienst@alphamotorhomes.be

Fietsbijstand

In geval van schade of pech onderweg met de fiets kan de gebruiker rekenen op de snelle interventie en bijstand via een 24-uurservice, 7 dagen op 7, elke dag van het jaar.

Hiervoor verwijzen wij naar de voorwaarden van de fietsverzekering

4.5. Kosten buiten het huurbudget

Volgende kost(en) zijn bijkomend ten laste van de gebruiker en vallen niet binnen het huurbudget:

– Verkeersboetes en retributies

4.6. Gevolgen van het privégebruik van de bedrijfsfiets

Privégebruik is toegelaten.

Fiscaliteit: er is geen “Voordeel Alle Aard” verschuldigd met betrekking tot het privégebruik van een bedrijfsfiets indien de gebruiker verklaart de bedrijfsfiets effectief te gebruiken voor woon-werkverkeer. Sociale zekerheid (RSZ): er is geen “Voordeel Alle Aard” verschuldigd met betrekking tot het privégebruik van een bedrijfsfiets indien de gebruiker verklaart de bedrijfsfiets effectief te gebruiken voor woon-werkverkeer.

5. Levering van de fiets

De gebruiker zal de fiets bij de fietsdealer in ontvangst nemen, in naam en voor rekening van Urbano Motorhomes. De gebruiker tekent bij ontvangst het leveringsattest. Hiermee aanvaardt de gebruiker onvoorwaardelijk de fiets en bevestigt tevens dat de fiets:

– Overeenstemt met de offerte

– In goede staat is

– Voorzien is van een sticker met een serie- en een gegraveerd framenummer

6. Gebruik van de fiets

De bedrijfsfiets mag gebruikt worden door de werknemer en alle gezinsleden. De gebruiker zal de fiets met zorg en als een goede huisvader gebruiken gedurende de looptijd van het engagement. Dit betekent onder meer:

– De verkeersreglementen respecteren (reglementen over vervoer, wegverkeer)

– Zich houden aan eventuele voorschriften van de producent of de leverancier van de fiets in verband met het gebruik en/of het onderhoud van de fiets

– Ervoor zorgen dat de fiets steeds voldoet aan de technische voorschriften die wettelijk voorzien zijn

– De fiets regelmatig nakijken op defecten en het dagelijkse onderhoud zelf uitvoeren (bandenspanning, smeren ketting, reinigen fiets, bandenwissel bij niet-elektrische fietsen indien mogelijk)

– De fiets één keer per jaar binnenbrengen voor onderhoud

– Eventuele schade aan de fiets of aan onderdelen melden

– Geen opzettelijke schade aan de fiets aanbrengen

– De fiets op slot doen, conform de voorwaarden in de fietsverzekering

– De batterij van de elektrische fiets halen bij een langdurige periode van niet gebruik

– Toegevoegde accessoires buiten het huurcontract op de fiets plaatsen zonder:

  ​- schade te berokkenen aan de fiets

  ​- alsook het verwijderen van deze accessoires bij beëindiging van het huurcontra

– Toegevoegde opties buiten het huurcontract op de fiets plaatsen met voorafgaandelijk een schriftelijke toestemming van Urbano Motorhomes

– Reclame toevoegen aan de fiets (onder de vorm van bestickering) met een vooraf schriftelijke toestemming van Urbano Motorhomes

– Niet rijden onder invloed van alcohol, drugs of medicatie

– De bedrijfsfiets mag niet worden gebruikt voor afwijkingen van de verzekeringsvoorwaarden van de fiets

– De bedrijfsfiets mag niet worden gebruikt voor onwettige doeleinden (bv. drugtransport, goederenvervoer, …), wielerwedstrijden

7. Looptijd en einde van het contract

7.1. Beëindiging van het huurcontract:

De bedrijfsfiets wordt door de Urbano Motorhomes aan de gebruiker ter beschikking gesteld voor een periode van 36 maanden. Gedurende deze periode blijft de fiets eigendom van Urbano Motorhomes. Na afloop van de termijn van terbeschikkingstelling heeft de gebruiker twee keuzemogelijkheden:

1. De fiets overnemen tegen de huidige geschatte marktwaarde (catalogusprijs + opties) over 3 jaar. Dit bedrag zal ongeveer 15% (excl. btw) zijn van de offerte

De gebruiker betaalt de factuur hiervan rechtstreeks aan Urbano Motorhomes.

1. De fiets inleveren. Conform de in voege zijnde Urbano Motorhomes Fietspolicy kan de gebruiker in beide gevallen opnieuw instappen in een nieuw contract.

7.2. Vroegtijdige beëindiging van het huurcontract:

Er wordt door de Urbano Motorhomes automatisch vroegtijdig een einde gesteld aan de terbeschikkingstelling van de bedrijfsfiets indien de arbeidsovereenkomst tussen Urbano Motorhomes en de gebruiker eindigt.

In alle gevallen betaal je een verbrekingsvergoeding en je kan de fiets ook overkopen als je dit wenst.  De verbrekingsvergoeding wordt berekend volgens volgende formule:

De openstaande boekwaarde van de fiets + 15% herbeleggingsvergoeding (min.125 euro en max 1250 euro) – (min) de netto-verkoopopbrengst van de fiets.

De fiets kan ook aangekocht worden  door de werknemer (formule: openstaande boekwaarde  + 15% herbeleggingsvergoeding).

De gebruiker levert de fiets op de laatste dag van zijn tewerkstelling terug in bij Urbano Motorhomes, mits het betalen van een verbrekingsvergoeding Urbano Motorhomes zal deze verhalen bij de gebruiker via de loonverwerking. De gebruiker verklaart zich hiermee akkoord.