Car Policy – Bedrijfswagen bij Urbano Motorhomes
Artikel 1. Toepassingsgebied
Onderhavig wagenreglement is van toepassing op alle werknemers van Urbano Motorhomes met zetel te Kapelanielaan 13a – 9140 Temse aan wie een bedrijfswagen ter beschikking wordt gesteld.
Deze car policy bevat een nauwkeurige omschrijving van de algemene toepassings- en gebruiksvoorwaarden van de bedrijfswagen, en omvat alle rechten en plichten die van toepassing zijn op de medewerkers die over deze bedrijfswagen kunnen beschikken.
De car policy kan eenzijdig door de werkgever herzien worden, als gevolg van praktische noodzaak, economische redenen, wijzigingen in de wetgeving, schommelingen op de lease- en voertuigenmarkt,…
In dat geval zal de betrokken medewerker op de hoogte worden gebracht van deze wijzigingen. De werknemer heeft er dan ook kennis van dat deze car policy geen statisch gegeven is, maar onderhevig is aan wettelijke veranderingen en wijzigende leasevoorwaarden. Hij gaat uitdrukkelijk akkoord met eventuele technische aanpassingen van de car policy die voor hem geen daadwerkelijke wijziging van de ter beschikking stelling van de firmawagen met zich meebrengen. De werknemer gaat er eveneens mee akkoord dat nieuwe leasevoorwaarden die aan de werkgever worden opgedrongen aan hem kunnen/zullen doorgerekend worden of als conditie gesteld worden.
Bij ontoereikendheid of een niet eenduidige interpretatie van de car policy beslist de directie.
Artikel 2. Toekenningsvoorwaarden
Urbano Motorhomes beslist welke functies in aanmerking komen voor een bedrijfswagen.
Indien de gebruiker muteert naar een andere functie, waarvoor geen bedrijfswagen is voorzien, zal dit voor hem geen enkele compensatie van welke aard ook met zich meebrengen.
Tevens zal de gebruiker, ingeval van verandering van functie, waarvoor geen bedrijfswagen is toegekend door de werkgever, het voertuig nog slechts kunnen behouden gedurende een periode van maximum drie (3) maanden, en dit te rekenen vanaf de datum waarop de verandering van functie officieel werd meegedeeld aan de gebruiker
De toekenning van een bedrijfswagen maakt het voorwerp uit van een individueel akkoord tussen werkgever en werknemer.
Het merk en type van de bedrijfswagen wordt bepaald door Urbano Motorhomes, die eveneens beslist of deze wagen wordt aangekocht of geleased. Indien bepaalde wagens uit het wagenpark van de firma beschikbaar zijn, zullen deze eerst aan de betrokken werknemer worden toegewezen.
Artikel 3. Rechten en plichten van de werknemer
De werkgever staat het gebruiksrecht van de wagen af aan de werknemer, volgens de principes van dit wagenreglement en volgens de voorwaarden zoals overeengekomen in het individueel akkoord.
Tijdens de toepassingsperiode van het reglement, verbindt de werknemer zich ertoe om voor zijn beroepsdoeleinden geen ander voertuig te gebruiken dan het voertuig dat hem/haar door de werkgever ter beschikking werd gesteld (of, in voorkomend geval, het vervangingsvoertuig).
Het is de werknemer verboden om de bedrijfswagen te verkopen, in pand te geven, enigszins te bezwaren of te verhuren (en dit ongeacht het feit of het om een leasewagen of een wagen in eigendom van de firma gaat).
Als derden enig recht zouden doen gelden op de firmawagen, moet de medewerker de werkgever hiervan onmiddellijk in kennis te stellen.
De gebruiker van het voertuig verbindt zich ertoe geen waardevolle zaken onbeheerd of op een zichtbare plaats in de wagen achter te laten.
Artikel 4. Ingebruikname van de wagen
Vooraleer de wagen in gebruik te nemen, moet de werknemer controleren of volgende items aanwezig zijn: de gevarendriehoek, een brandblusapparaat, een EHBO-kistje en een fluo vestje.
Daarnaast moeten ook de boorddocumenten worden gecontroleerd:
· De officiële boorddocumenten: het inschrijvingsbewijs, het gelijkvormigheidsattest en de groene verzekeringskaart (let op de ingangsdatum).
· De documenten van de autoconstructeur en/of leasemaatschappij: het instructieboekje en het onderhoudsschema van de wagen, het Europees aanrijdingsformulier
· De werknemers is verantwoordelijk voor het beheer van de boorddocumenten.
Artikel 5. Gebruik van de firmawagen
Privégebruik
De werknemer gebruikt de wagen voor zijn professionele verplaatsingen, maar heeft tevens de mogelijkheid om de wagen voor woon-werkverkeer en voor pure privédoeleinden te gebruiken. Dit privégebruik van de wagen vormt een voordeel alle aard dat conform de wettelijke bepalingen zal worden verrekend in de loonadministratie. Wanneer er wijzigingen optreden in de wetgeving rond bedrijfswagens, zal de werkgever deze nieuwe regels onverwijld toepassen. De werknemer heeft geen recht op een financiële compensatie indien nieuwe reglementeringen zouden leiden tot een minder gunstige berekening van het voordeel alle aard.
Gebruik door derden
De firmawagen mag niet door derden worden bestuurd, met uitzondering van de gezinsleden van de werknemer mits ze tezelfdertijd aan de volgende voorwaarden voldoen:
· Ze wonen onder hetzelfde dak als de werknemer.
· Ze beschikken over een geldig rijbewijs.
· Ze gebruiken de wagen voor privédoeleinden met uitsluiting van elke professionele activiteit.
Dit gebeurlijk gebruik door derden mag het professioneel gebruik van de bedrijfswagen echter niet in de weg staan en is enkel toegestaan ingeval de firmawagen niet met een handelaarsplaat in het verkeer gesteld wordt.
Externe aanpassingen
De werknemer heeft niet het recht het uitzicht van de wagen te veranderen zonder toelating van de werkgever (bv. stickers aanbrengen, bagage-, ski- of fietsenhouder bevestigen,…).
Winterbanden
De winterkit is ten laste van de medewerker, deze kunnen worden aangekocht tegen netto inkoopprijs, beperkt tot 1 kit per 2 kalenderjaren.
De werknemer dient de auto te behandelen en te onderhouden als een goed huisvader. De bedrijfswagen is in de eerste plaats immers een werkinstrument en moet door de werknemer ook als dusdanig gehanteerd worden.
Aansprakelijkheid
De werknemer is strafrechtelijk aansprakelijk, ongeacht of het feit gedurende de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, dan wel daarbuiten plaatsvond.
De werknemer die een ongeval veroorzaakt en hierbij een positieve ademtest aflegt wat duidt op alcoholintoxicatie of andere verdovende middelen heeft gebruikt, begaat een zware fout zodat hij aansprakelijk is voor alle schade voortvloeiend uit het schadegeval. In deze situatie is er geen vrijstelling voor het schadegeval.
Voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de werknemer wordt een onderscheid gemaakt tussen de schade veroorzaakt tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en daarbuiten. Voor schade veroorzaakt tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, is de werknemer enkel verantwoordelijk indien ze veroorzaakt is door zijn bedrog, zware schuld of lichte schuld die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt. Voor schade die daarbuiten veroorzaakt wordt, is de werknemer volledig aansprakelijk, tenzij hij kan bewijzen dat de schade niet door zijn schuld veroorzaakt werd.
Eigen risico (=omnium). De bestuurder treft geen schuld. De verzekering van de tegenpartij betaalt de geleden schade. De bestuurder is in fout of er is geen derde partij. Naast eigen schade, vb schade door aanrijding paaltje, wordt ook schade als gevolg van een vluchtmisdrijf of vandalisme beschouwd als een schade zonder derde partij
De vrijstelling bedraagt bij een eerste schadegeval 175 euro, voor een tweede schadegeval 350 euro en voor een derde schadegeval 700 euro binnen de 12 maanden.
Proefritten
De werkgever behoudt het recht om de firmawagen op te vorderen voor proefritten voor klanten. De werkgever stelt in dit geval een ander voertuig ter beschikking van de werknemer voor de duur van de proefrit.
Rookverbod
Er geldt een absoluut rookverbod in de bedrijfswagen. De gebruiker zal dit verbod ook doen naleven door de passagiers.
Artikel 6. Firmawagen en langdurige schorsing arbeidsovereenkomst
De werkgever heeft het recht om de bedrijfswagen terug te vragen tijdens periodes van afwezigheid waarvoor geen recht op gewaarborgd loon bestaat, of tijdens de periodes waarin de werknemer onderworpen is aan een rijverbod.
Als de werknemer tijdens de schorsingsperiode de bedrijfswagen mag blijven gebruiken, kan de werkgever hiervoor een extra bijdrage vragen.
Het privé gebruik van het voertuig blijft bij de werknemer tijdens de feestdagen en zijn jaarlijkse vakantie.
Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om de werkgever te informeren wanneer het rijbewijs is geschorst of ingetrokken. In deze omstandigheden behoudt de werkgever zich het recht om voor elk wagen-gerelateerd voordeel in te trekken en disiplinaire maatregelen te treffen.
Artikel 7. Onderhoud en herstellingen van de wagen
· Het onderhoud van de wagen gaat door bij de garage die door de werkgever is vastgelegd.
De werknemer draagt er zorg voor dat de wagen regelmatig gecontroleerd wordt in overeenstemming met het onderhoudsschema en volgens de richtlijnen van de constructeur. De werkgever is te allen tijde gerechtigd om controle uit te oefenen op de staat waarin de wagen verkeert.
Wat het algemeen onderhoud van de wagen betreft, moet de werknemer:
· regelmatig het oliepeil controleren (volgens de aanwijzingen in het serviceboekje dat bij de wagen hoort) en tijdig bijvullen (olie van de juiste specificaties).
· de wagen volgens de voorschriften van de dealer/fabrikant inrijden.
· de juiste brandstof tanken.
· de banden tijdig laten vervangen.
· de wagen regelmatig wassen en schoonmaken.
Herstellingen aan de wagen of wagenonderdelen, inclusief glasbreuk, en vervanging van de banden, gebeurt bij een carrossier / ruitenhersteller / bandencentrale die door de werkgever is vastgelegd. De onderhouds- en herstellingskosten van mechanische of elektronische pannes, voor zover deze niet aantoonbaar werden veroorzaakt door de werknemer, zijn ten laste van de werkgever.
Overmatige slijtage
Er wordt van de werknemer verwacht dat zij op een redelijke wijze zorg dragen voor hun bedrijfswagen en zij kunnen worden verzocht om de kosten in verband met overmatige slijtage terug te betalen. (bv.abnormale bandenslijtage – abnormale slijtage zetels … )
Artikel 8. Verzekeringen
De bedrijfswagen is gedekt door de hiernavolgende verzekeringen:
· omnium verzekering
· inzittendenverzekering
· rechtsbijstand
De verzekeringen voorzien niet in een dekking van persoonlijke bezittingen, noch in de waarborg ‘bestuurder’.
Artikel 9. Ongeval en diefstal
Ongeval of schade
Bij een ongeval moet de bestuurder het Europees aanrijdingsformulier invullen en daarna zo snel mogelijk de ongeval-aangifte aan de werkgever bezorgen (binnen 48 uur). Deze aangifte moet worden ingevuld bij elk ongeval en schade aan het voertuig. Bij betwisting over de aansprakelijkheid kan de werknemer best een beroep doen op de politie, die een proces-verbaal opstelt.
Wanneer de werknemer lichamelijke letsels oploopt na een ongeval tijdens een beroepsverplaatsing moet hij zijn werkgever verwittigen. Die zal dan het arbeidsongeval bij de verzekeraar aangeven. Een verklaring van een arts is in dit geval steeds noodzakelijk.
Als de werknemer op het ogenblik van het ongeval onderweg is voor het werk, vallen de herstellingskosten ten laste van de werkgever. Dit moet bevestigd worden via een verklaring aan de werkgever, die de naam van de bestuurder, de datum en het uur van het ongeval en de reden van de verplaatsing omvat. Deze schriftelijke verklaring moet binnen de drie werkdagen na het ongeval bij de werkgever toekomen (tenzij in geval van overmacht zoals bijvoorbeeld hospitalisatie). Zo niet zijn de kosten voor de herstelling ten laste van de bestuurder.
Diefstal van de wagen
In geval van diefstal of poging tot diefstal is het noodzakelijk om onmiddellijk de werkgever te verwittigen (binnen 48 uur). Daarnaast moet de werknemer klacht indienen bij het politiebureau, en het nummer van het proces-verbaal samen met de aangifte en een ingevuld Europees aanrijdingsformulier (kant A met vermelding ‘diefstal’) zo snel mogelijk aan de werkgever bezorgen.
Diefstal of verlies van de boorddocumenten
In geval van diefstal of verlies van de boorddocumenten moet onmiddellijk aangifte worden gedaan bij de politie. Voorlopig kan de werknemer verder rijden met het bewijs van de aangifte. De werknemer stuurt de verklaring van de politie door naar de werkgever, met de vraag om de documenten te vervangen. De werknemer moet daarbij specifiek vermelden om welke documenten het gaat. Dit kunnen gebeurlijk ook andere documenten zijn dan deze vermeld in het attest van politie. Een kopie van deze documenten moet aan de werkgever overgemaakt worden.
Artikel 10. Kosten voor rekening van de werknemer
De werkgever betaalt alle kosten voor het gebruik en onderhoud van de bedrijfswagen,
met uitzondering van:
Alle boetes voor inbreuken op de verkeersregels.
Krachtens art. 67 van de Wegcode, kan de werkgever burgerlijk aansprakelijk gesteld worden door de betaling van geldboeten die opgelopen werden wegens feiten die begaan werden in het kader van de uitvoering van het contract.
De werkgever heeft echter het recht de voor rekening van de werknemer betaalde geldboete te recupereren. Dit zal gebeuren door de facturatie van de boete aan de desbetreffende werknemer.
De recuperatie van het bedrag van de geldboete gebeurt op basis van het principe van compensatie met goedkeuring door de werknemer en met naleving van de beperkingen voorzien bij artikel 23 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon: compensatie van de schuld met het volgende loon met een maximum inhouding van 1/5 van het nettoloon.
De werkgever is er nooit toe gehouden in te staan voor de betaling van de geldboeten die de werknemer heeft opgelopen tijdens het gebruiken van het voertuig voor zijn privé doeleinden.
De werknemer blijft aansprakelijk voor de gevolgen van zijn bedrog, zijn zware fout of zijn gewone lichte fout.
Eigen risico (=omnium). De bestuurder treft geen schuld. De verzekering van de tegenpartij betaalt de geleden schade. De bestuurder is in fout of er is geen derde partij. Naast eigen schade, vb schade door aanrijding paaltje, wordt ook schade als gevolg van een vluchtmisdrijf of vandalisme beschouwd als een schade zonder derde partij. De vrijstelling bedraagt bij een eerste schadegeval 175 euro, voor een tweede schadegeval 350 euro en voor een derde schadegeval 700 euro binnen de 12 maanden.
Alle kosten voor herstellingen die niet onder het normale onderhoud vallen. Meestal is dit het gevolg van schade aan de wagen of aan één van de onderdelen. Voorbeeld: stuk gereden band, afgebroken buitenspiegel, …
Alle bijkomende kosten zoals het aanmaken van duplicaten van boorddocumenten, of een extra uitbreiding van de verzekering.
De kosten van stalling, parkeren, tolheffing, wassen en poetsen.
De kosten als gevolg van misbruik of fraude met de brandstoftankkaart.
De werknemer moet er rekening mee houden dat de wagen eigendom blijft van de werkgever. De wagen moet in goede staat terug ingeleverd worden. Indien de werkgever verneemt dat er schade is aan de wagen, heeft zij het recht om deze schade te laten herstellen. De kosten voor deze herstelling worden aan de werknemer doorgerekend.
Artikel 11. Einde aan deelname Car Policy
Het recht van de medewerker op deelname aan de car policy eindigt (definitief of tijdelijk) wanneer:
· de arbeidsovereenkomst van de werknemer eindigt.
· de werknemer niet langer voldoet aan de toekenningscriteria.
· de werkgever de werknemer uitsluit uit het bedrijfswagenprogramma:
· wegens het herhaaldelijk niet, niet tijdig en/of niet behoorlijk nakomen van de verplichtingen vervat in de car policy door de werknemer, mits hij/zij hier op gewezen werd.
· wegens herhaaldelijke zware schade aan de bedrijfswagen door de eigen fout van de werknemer.
· wegens het beëindigen van de verzekering door de verzekeraar door het handelen of nalaten van de werknemer.
· wegens het veroorzaken van een ongeval waarbij de bestuurder in staat van dronkenschap of onder invloed van verdovende middelen is.
· na twee totale verliezen waarbij de werknemer niet in zijn recht werd verklaard.
Artikel 12. Einde van het contract
In alle andere gevallen kan het contract beëindigd worden wanneer het voertuig ‘total loss’ is verklaard, of de werknemer van functie verandert of uit dienst gaat. In elk geval van beëindiging van de overeenkomst maakt de werkgever of leasemaatschappij de definitieve eindafrekening van de wagen.
Bij het beëindigen van het huurcontract of indien de wagen verkocht is, wordt de bedrijfswagen door de bestuurder ingeleverd bij de werkgever. De teruggave van de wagen wordt afgesproken met de verantwoordelijke manager. De Manager zal de staat van de wagen evalueren, km.stand noteren en boorddocmunten opvragen. Deze evaluatie wordt door beide partijen ondertekend en aan de personeelsafdeling bezorgd. Hierbij zal de renta norm worden gehanteerd.
Bij het einde van het contract is de werknemer verplicht alle documenten, alle sleutels, eventueel de brandstofkaart en de Assistance Card in te leveren.
De toebehoren die in de loop van het contract werden aangebracht, kunnen op kosten van de werknemer verwijderd worden voor zover dit geen schade aan de wagen veroorzaakt en voor zover de toebehoren eigendom zijn van de bestuurder.
Accessoires die niet kunnen verwijderd worden, worden zonder vergoeding eigendom van de werkgever.
Dit reglement treedt in werking op 01 januari 2024 en vervangt vanaf die datum alle eventuele voorgaanden.